Buhalterinių dokumentų pristatymo tvarka
Mes tikime ilgalaikiu bendradarbiavimu, pagrįstu aiškiomis taisyklėmis ir gera komunikacija. Kad darbas vyktų sklandžiai ir Jūs galėtumėte sutaupyti pinigų, turite labai tvarkingai priduoti kas mėnesį mums savo buhalterinius dokumentus. Taisyklės aprašytos apačioje, prireikus šią informaciją atnaujiname.
Buhalterinių paslaugų sutarties svarbiausi punktai:
Įgaliojimas gauti duomenis
Pasirašydami sutartį įgaliojate mus veikti jūsų vardu, pavyzdžiui, gauti informaciją iš Altinn, siųsti ataskaitas, bendradarbiauti su auditoriais ir pan.
Buhalterinės apskaitos užduotys
Mūsų darbas yra teisingai suvesti Jūsų pateiktus buhalterinius dokumentus į sistema ir pristatyti visoms instancijom reikalingas ataskaitas apie Jūsš vykdomą veikla ir rezultatus. Tuo tarpu Jūsų darbas yra tvarkingai visus tuos buhalterinius dokumentus mums atsiųsti.
Sutarties nutraukimas
Suteikiame 3 mėnesių įspėjimo terminą. Atsižvelgdami į situaciją, galime sutrumpinti šį laikotarpį, jei abiem pusėms taip bus geriau.
Paslaugų kainoraštis
Kainos gali būti kas 6 mėnesius atnaujinamos su 1 mėnesio įspėjimu.
Dokumentų siuntimo terminai
Buhalterinius dokumentus, susijusius su praėjusiu mėnesiu, turėtumėte atsiųsti iki kiekvieno mėnesio 5 d., o atlyginimų duomenis – iki 4 dienos.
Tapatybės patvirtinimas
Visais atvejais Jūsų tapatybė turi būti patvirtinta atsiuntus Jūsų paso arba identifikavimo kortelės kopiją. Tai yra įstatyminis reikalavimas, kuris sako, jog buhalterinė įmonė turi identifikuoti ir pažinti savo klientą.
Sutarties nuostatos buvo sudarytos remiantis tipine sutartimi, kurią pasiūlė buhalterių asociacija „Regnskap Norge“. Sutartis yra ilga, nes į atitinkamus veiksmus reikia įtraukti daug punktų, taikomų, pavyzdžiui, asmens duomenų apsaugai. Stengiamės laikytis visų apskaitos taisyklių.
Kiekvieną mėnesį siūlome dokumentus fotografuoti/skanuoti ir rinkti į atskirą aplanką savo kompiuteryje ar kitoje laikmenoje. Be to, kad pagal įstatymus turite saugoti savo įmonės buhalterinius dokumentus keleta metų net uždarius įmonę, tai bus žymiai lengviau pristatyti viska buhalterei mėnesiui pasibaigus.
Kokį aplanka susikurti ir kaip jis turi atrodyti mums pristačius (imame Liepa kaip pavyzdį):
7. Juli
1. Bankutskrift (idetas pdf ir .csv arba .txt banko israsai uz atitinkama menesi – Liepą. DEMESIO: csv/txt tipo dokumentai yra transaksjonliste, .pdf formato dokumentas vadinasi kontoutskrift)
2. Inngåender fakturer / kvitteringer (cia dedame visas sąskaitas faktūras, kurias gavote is tiekėjų bei čekius, kuriuos gavote atsiskaitę kortele iš įmonei priklausančių sąskaitų. Sčskaitų ir kvittų data turi buti Liepos mėnesio. DėMESIO: ne tada, kada sumokėjote sąskaitą, o kada ji buvo išrašyta, t.y. FAKTURA DATO ant pačios sąskaitos turi būti Liepos mėnesio)
3. Toll deklarasjoner (jei pirkote prekes iš užsienio, šiame aplanke turi būti: Sąskaita iš užsienio tiekėjo, muitinės deklracija, muitinės tarpininko sąskaita faktūra už suteiktas paslaugas, vežėjų sąskaita faktūra).
4. iZettle rapporter/Vipps rapporter ir kt. (čia kiekviena įmonė pagal savo veiklą ir naudojamas sistemas susideda atskirus mėnesinius rapportus)
5. Utgåender fakturer (čia dedamos Jūsų siunčiamos sąskaitos faktūros Jūsų klientams DĖMESIO: jei siunčiate iš kitos sistemos, o ne iš Visma eAccounting. Jei siunčiate iš Visma eAccounting, mes fakturas matome, todėl siųsti pakartotinai nereikia.
Šį aplanką (pagrindinį, kuris vadinasi 7. Juli) savo kompiuteryje suZIPinkite ir atsiųskite mums prikabinę prie emailo.
Kaip sukurti ZIP failą gali padėti šis youtube mokomasis filmukas.
Tiems, kuriems zip dokumentas per didelis, siūlome naudotis WeTransfer paslauga, kada zip failas pakabinamas “ore”, mes gauname iš Jūsų nuorodą ir jį parsisiunčiame.
Darbuotojų įdarbinimas turi įstatymuose nustatytą tvarką, kurios privaloma laikytis. Mes, kaip Jūsų buhalterės, privalome būti informuojamos apie naujai pradėjusį dirbti darbuotoją. Tikimės, kad dirbdami su mumis laikysitės visų darbo kodekso įstatymų. Būtinai atsiųskite mums visą svarbią informaciją, susijusią su įdarbinimu – sutarties sudarymu, pasikeitimais, atostogomis, atostogomis, darbo sutarties nutraukimu.
Prieš įsidarbinant
Būtinai peržiūrėkite darbuotojų samdymo savo pramonės šakoje taisykles. Jums gali tekti pasidaryti HMS kortelę (pvz., statybos, valymo šakoms), atitinkamų mokymų sertifikatų (pvz., draudimo bendrovės direktoriaus) ir kitų nurodymų. Taip pat įsitikinkite, kad savo banke sukūrėte mokesčių atskaitymo sąskaitą – Skattetrekkonto.
Darbo užmokestis
Būtinai peržiūrėkite, ar nėra jokių pakeitimų Jūsų verslo šakoje dėl minimalaus darbo užmokesčio nustatymo. Informaciją rasite čia: Minimalus drbo užmokestis
Prisiminkite apie priedus prie atlyginimo už viršvalandžius – minimum 40% ir atostoginius – minimum 10,2%.
Darbo sutartis
Su kiekvienu darbuotoju privalote pasirašyti darbo sutartį. Sutartį turite pasirašyti arba prieš pradedant darbus, arba pačią pirmą darbo dieną. Rekomenduojame naudoti formas, kurias galite rasti čia: Darbo sutarčių šablonai
Sutartis turi būti išsiųsta mums. Tik tada mes galėsime Jūsų darbuotoją įdarbinti darbuotojų registre.
HMS mokymas
Kiekvienas jūsų darbuotojas turi būti bent minimaliai apmokytas sveikatos, aplinkos ir saugos klausimais. Taip pat turite turėti teisingą dokumentaciją, jeigu ateitų patikrinti Darbo inspekcija. Rekomenduojame kreiptis į RiktigHMS, kur dokumentacija, darbo laiko apskaita ir reikalingi kursai bei testai yra vienoje vietoje.
Darbo laikas ir užduotys
Atminkite, kad daugumoje pramonės šakų ir, pavyzdžiui, projektų, kuriuose dalyvauja jūsų darbuotojas arba atlieka kai kurias paslaugas, turite Jūs arba Jūsų darbuotojas pildyti darbo laiko apskaitos žiniaraščius. Naudokite tinkamą sistemą, pvz RiktigHMS arba dokumentuokite ją elektroniniu būdu, pavyzdžiui, Excel, word ir pan. Svarbu, kad darbo valandas patvirtintu parašu tiek darbuotojas, tiek Jūs.
Darbo užmokestis
Turėtumėte mokėti atlyginimą, pagrįstą TIK ta informacija, kurią gavote iš mūsų. Iki kiekvieno mėnesio 5 dienos apie kiekvieną darbuotoją turėtumėte pateikti tokią informaciją: išdirbtų valandų skaičius, bet kokie priedai, įskaitant viršvalandžius, naudojimasis asmeniniu automobiliu įmonės veikloje, išmokėti avansai, atostoginių išmoka ir t.t.. Informuosime, kiek pinigų turite išmokėti į kiekvieno darbuotojo sąskaitą ir kiek turite pervesti į mokesčių išskaičiuojamąją sąskaitą (skattetrekkonto).
Atostogos ir atostoginiai
Atminkite, kad jūsų darbuotojas turi teisę į kasmetines atostogas. Atostoginius už praėjusius metus paprastai įmonės moka su Birželio arba Liepos algomis. SVARBU, kad iki metu galo atostoginiai už praėjusius metus būtų išmokėti.
Sutarties sąlygų pasikeitimas ir nutraukimas
Apie visus sutartyje įvykusius pakeitimus būtina informuoti buhalterę ir pristatyti abiejų pusių pasirašytą sutarties priedą. Tai gali būti, pavyzdžiui: valandinio atlyginimo, darbo valandų, pareigų ir kt. pokyčiai. Visi pakeitimai turi būti registruojami. Nutraukimo atveju atsiminkite įspėjimo terminą ir taikomas taisykles: Sutarties nutraukimas
Atminkite, kad geras bendradarbiavimas su jūsų darbuotojais, kurie laikosi įstatymų ir taisyklių, yra vienas iš esminių gero verslo valdymo veiksnių. Nesilaikant Darbo aplinkos įstatymo taisyklių, gali kilti konfliktų ir bylų teisme.
Žemiau pateikiame taisyklių, kurių negalėjome įtraukti kitur, tačiau kurios yra labai svarbios dirbant su buhalteriu.
Atsakykite į laiškus
Bendradarbiaudami užduodame įvairius klausimus, susijusius su jūsų dokumentais. Deja, dažnai nutinka taip, kad nežinome, ar įvairios išlaidos, ar pinigų pervedimai yra privatūs. Tuos, kuriais esame tikri, užsskaitome iš karto. Jei dėl ko nors nesame tikri, pirmiausia klausiame. Negavus atsakymo, dokumentas gali būti įrašytas kaip asmeninės išlaidos ir tai reikš, kad Jūs esate skolingas įmonei pinigus (tik AS atveju).
Pasikalbėkite su mumis apie dideles išlaidas
Svarbu žinoti, ar einamosios išlaidos gali būti įtraukiamos į buhalteriją kaip išlaidos. Gali pasirodyti, kad jūsų išlaidos pagal taisykles yra tik privačios išlaidos, tokiu atveju negalime jų įtraukti į buhalteriją kaip išlaidų.
Laikykitės dokumentų pristatymo terminų
Vėluojant pateikti dokumentus, ataskaitų siuntimas gali vėluoti ir Mokesčių inspekcija gali skirti baudas.
Laikykitės dokumentų pristatymo terminų
Buhalteriai neskaito Jūsų minčių, tad kiekvieną pavedimą darant reikia turėti arba dokumentą, pagal kurį mokate arba parašykite laiške paaiškinimą, kad suvedinėjant nereikėtų mums svarstyti, kas čia galėjo būti.
Apibendrinant – pabandykime dirbti kartu. Esame lankstūs, bet laikomės taisyklių.
